Checklist prático para organizar um evento corporativo de maneira fácil e eficiente
Para quem não sabe com começar a organizar um evento corporativo, separamos dicas valiosas para não se perder e transformar esse dia num verdadeiro sucesso.
- ORÇAMENTO: Esse deve ser o começo de qualquer evento que se deseja organizar, seja corporativo ou social. O orçamento é o norte para que não tenha nenhuma surpresa desagradável ao final, e seguir à risca é imprescindível. Já tenha em mente como funciona a burocracia da empresa no que diz respeito aos pagamentos, notas fiscais, e reembolso. Não esqueça de incluir os brindes nessa conta!
- QUAL SERÁ O FOCO DO EVENTO: networking, lançamento de produtos, confraternização, etc. Defina isto para saber das ferramentas adicionais que irá precisar, ou palestrantes e convidados que deverá chamar.
- LISTA DE CONVIDADOS: faça uma seleção criteriosa baseada no seu objetivo principal, as vendas. Liste 20% mais pessoas para caso tenha desistências já ter cartas na manga. Ah, não se esqueça de incluir você e outros organizadores do evento e palestrantes. Este é um erro bastante comum!
- LOCAL: escolha um local pelo interesse que gera no seu público, e que atenda às suas expectativas de cardápio e espaço.
- PALESTRANTE ou APRESENTADOR: através da agenda desta pessoa você poderá marcar a data do evento. Alinhe todas as expectativas antes.
- DATA: agora agendado com o palestrante ou apresentador, separe a data na agenda do local.
- REFEIÇÃO (comida e bebida): analise sua lista de convidados, qual a porcentagem de homens e mulheres? Estatisticamente, homens preferem carne vermelha à carne branca e massas. Com base nesta informação, escolha o tipo de refeição (café da manhã, almoço, happy hour, jantar) e as opções que estarão disponíveis no menu. Pergunte se algum convidado tem intolerância ou alergia a algo e escolha um menu que seja mais “democrático’.
- NECESSIDADE DE EQUIPAMENTOS: pergunte ao palestrante ou apresentador se precisará de algum equipamento audiovisual. Muitas vezes o estabelecimento onde realizará o evento já tem parceiros que podem facilitar esta transação. Já deixe pelo menos 2 opções de empresas no radar.
Uma semana antes da data do evento, confirme com todos os convidados, palestrantes, parceiros a presença e em caso de desistências ainda terá tempo hábil para pensar num plano B. Avise seus convidados sobre a estrutura do local, estacionamentos conveniados, etc para que eles tenham o menor trabalho possível.
Gostou das nossas dicas de como organizar um evento corporativo? Com este checklist tudo parece mais fácil, não é mesmo? Lembre-se, organização é sempre a chave para um evento corporativo de sucesso.
Aqui no Grés, realizamos eventos em qualquer das refeições no dia, sendo café da manhã, almoço, café da tarde, happy hour ou jantar. Saiba mais sobre nosso serviços aqui e ajudaremos você a organizar um evento corporativo de sucesso em Curitiba. E não esqueça de fazer bons clicks durante seu evento corporativo e postar nas redes sociais!
Uma super tendência é realizar eventos corporativos em locais abertos e durante o dia. Não acha delicioso comer um brunch enquanto assiste uma apresentação? Pense nesta ideia!
